Hoe verbeter je je Sprint Review: Tips voor interactie en aantrekkelijkheid

Els Verkaik

Sprint reviews zijn een cruciaal onderdeel van het agile ontwikkelingsproces, maar ze kunnen soms droog en weinig inspirerend zijn. Vaak zijn ze te technisch en missen ze interactie met stakeholders. In dit blog bespreken we hoe je de sprint review kunt transformeren naar een boeiend, aantrekkelijk en interactief evenement waar stakeholders graag aan deelnemen.

Waar staan we nu?

Het is belangrijk om te beginnen met een eerlijke evaluatie van de huidige staat van je sprint review. Vraag je team hoe ze de huidige sprint reviews ervaren en welke uitdagingen ze zien. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen:

  • Gebrek aan interactie: Vaak wordt de review gepresenteerd zonder interactie met stakeholders.
  • Weinig aantrekkingskracht: De presentatie is te technisch en niet gericht op de gebruikers.
  • Geen persoonlijke uitnodigingen: Stakeholders zijn niet persoonlijk uitgenodigd, waardoor ze minder geneigd zijn om te komen.
  • Onvoldoende voorbereidingstijd: De sprint review voelt gehaast aan vanwege te weinig tijd voor voorbereiding.

Hoe kom je hier uit?

Nu we weten waar de knelpunten liggen, kunnen we oplossingen bedenken om de sprint review te verbeteren. Hier zijn enkele suggesties:

  1. Denk vanuit het perspectief van de gebruiker. Dit begint al bij de refinement. De product owner moet een introductie geven over de epics / features en duidelijk maken voor wie ze bedoeld zijn, welke waarde ze opleveren en welk probleem ze oplossen. Gebruik een eenvoudige template zoals “Als [gebruiker], wil ik [doel] zodat ik [resultaat]”. Door te focussen op welke waarde wordt opgeleverd voor de gebruikers wordt de sprint review voor de gebruikers interessanter en begrijpelijker.
  2. Zorg voor betrokkenheid van stakeholders. Het is essentieel om te weten wie je stakeholders zijn en hoe je ze kunt betrekken. Maak samen met de product owner een stakeholder matrix om te bepalen wie je moet uitnodigen voor de sprint review en hoe vaak. Door te werken met een stakeholder matrix weet je beter wie waar over gaat en wie je wilt betrekken voor wat. Dit helpt bij het plannen van de review en zorgt ervoor dat je de juiste mensen betrekt.
  3. Plan voldoende voorbereidingstijd. Een goed voorbereide sprint review is aantrekkelijker en effectiever. Plan voldoende tijd in voor de voorbereiding en zorg ervoor dat dit op je scrum bord staat als een taak. Hierdoor voorkom je een gehaaste presentatie.
  4. Vraag om feedback. De sprint review is een uitstekende gelegenheid om feedback te krijgen van stakeholders. Vraag hen wat ze van de review vinden en wat er beter kan. Dit helpt je om de volgende sprint reviews te verbeteren en stakeholders meer te betrekken.
  5. Betrek gebruikersvertegenwoordigers. Overweeg om gebruikersvertegenwoordigers te vragen om de functionaliteit te testen en real-life voorbeelden in te brengen tijdens de sprint. Zij kunnen dit tevens presenteren tijdens de sprint-review. Dit maakt de review interessanter en geeft stakeholders een beter inzicht in hoe het product in de praktijk zal worden gebruikt.

Conclusie: Het verbeteren van je sprint review vereist een combinatie van planning, voorbereiding en betrokkenheid. Door te denken vanuit het perspectief van de gebruiker, de juiste stakeholders te betrekken en voldoende tijd in te plannen, kun je een interactieve en aantrekkelijke sprint review creëren. Vergeet niet om feedback te vragen en gebruik deze om continue verbeteringen aan te brengen. Zo maak je van je sprint review een evenement waar stakeholders graag bij zijn en waardevolle input leveren voor je project.

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


Samen, leren, delen en plezier hebben

Els Verkaik

Samen, leren, delen en plezier hebben stond centraal tijdens ons recente online Agile Connect Event op 14 maart. Met een enthousiaste groep Agile Champions hebben we verschillende onderwerpen verkend. We bespraken wat een Agile transformatie succesvol maakt en benadrukten de cruciale rol van het leiderschapsteam hierin. Is het bijvoorbeeld verstandig om een transitie manager aan te stellen die verantwoordelijk is voor de change? Dit kan voordelen hebben, maar heeft ook een belangrijk nadeel: als het leiderschapsteam geen tijd vrijmaakt voor de transformatie en change niet hoog op de agenda plaatst, hoe groot is dan de kans dat de verandering blijvend is? Het is immers niet ingebed in de dagelijkse gang van zaken. Waarom krijgt verandering vaak te weinig prioriteit, terwijl het een integraal onderdeel van ons werk zou moeten zijn? En hoe essentieel is cultuurverandering binnen de transformatie? Hoe kunnen we de cultuur zo aanpassen dat verandering normaal wordt gevonden en iedereen bereid is er tijd aan te besteden? Dit zijn uitdagende vraagstukken zonder eenduidige antwoorden, maar we deelden wel inspirerende voorbeelden en methoden om hieraan te werken.

Een ander besproken onderwerp was ‘psychological safety’. Hoe kunnen we een omgeving creëren waarin het veilig is om nee te zeggen tegen het leiderschapsteam, je manager of je product owner? Door gezamenlijk te brainstormen, werden handige tips gedeeld. Zo is het belangrijk om te onderzoeken waarom het team zich niet veilig voelt. We kunnen ook het model van Patrick Lencioni gebruiken om het vertrouwen binnen het team te evalueren en constructieve conflicten aan te moedigen. Door ‘delegation poker’ te spelen met de product owner kunnen we duidelijk maken welke beslissingen het team neemt (zoals het plannen van de sprint) en welke bij de product owner liggen. Veel leiderschapsteams zijn gevoelig voor rode vlaggen in rapportages; laten we dit in ons voordeel gebruiken. Het is belangrijk dat het gevoel van onveiligheid dat op de werkvloer heerst, ook op leiderschapsniveau bekend is. Meet de team happiness en toon zo aan dat medewerkers niet tevreden zijn met de huidige gang van zaken. Dat kan en goede start zijn voor een dialoog.

Een waardevol model dat werd gedeeld door één van onze Agile Champion was het ‘dysfunction mapping’ model van Michael Lloyd. Dit model helpt Scrum Masters om samen met hun teams de disfuncties binnen teams te identificeren. We moeten niet alleen reageren op de symptomen, maar daadwerkelijk op zoek gaan naar de onderliggende oorzaken. Door deze te koppelen aan de ‘Why’ van bepaalde Scrum practices, kunnen we begrijpen wat de oorspronkelijke bedoeling is en welke oplossingen we kunnen bedenken om dit te realiseren. Samen met het team implementeren we deze oplossingen en na verloop van tijd meten we of de symptomen nog steeds aanwezig zijn. Op deze manier stimuleren we teams en Scrum Masters om zelf verantwoordelijkheid te nemen en verder te kijken.

Al met al was het een leerzame sessie van 2 uur. Kijk je ook uit naar de volgende keer?

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


Plezier in de natuur

Els Verkaik

Dit weekend maakte ik samen met vrienden een fantastische mooie wandeling door de Soesterduinen. We maakten toen deze foto, zonder dat we dat een aantal keren oefenden. Gewoon in 1 x goed dus. Het viel mij op dat we er zo volledig synchroon opstonden en dat het zoveel plezier uitstraalde. Ik dacht toen meteen aan onze Amigo’s waarden en merkte dat deze net zo goed van toepassing waren op mijn privé leven.

Samen – Samen maken we organisaties wendbaar.

Of ik nu zelf zo wendbaar en lenig ben betwijfel ik, maar het is wel duidelijk dat avonturen samen beleven echt veel makkelijker en leuker is dan alleen

Leren – We leren continu, omdat we nooit alles weten

Ik heb dit weekend geleerd dat lekker een dagje buiten zijn in de natuur een soort verfrissing in mijn hoofd met zich mee brengt, waar ik de hele week weer op kan teren.

Waarde – Doen wat er echt toe doet

Het besef dat vriendschap in het leven zo belangrijk voor me is. Dat de echte waarde zit in het samen zijn en de interactie met mensen die je lief hebt. Dit gaat boven alles.

Eenvoud – De inhoud is al complex, maak het proces eenvoudig.

Bos, heide en zand geven een gevoel van vrijheid. Meer heb ik niet nodig om me gelukkig te voelen.

Plezier – Veranderen kan leuk en luchtig zijn.

Heerlijk om even te rennen in het zand en te spelen in het bos. Ook al ben ik volwassen, het is nog steeds fijn om gek te doen en er om te lachen.

Doen – Alleen door te doen maken we een verandering

Lekker actief wandelen in de natuur en ondertussen goede gesprekken voeren is een heel aangename manier om elkaar te helpen en even bij te praten.

Ik hoop jullie met deze voorbeelden te inspireren om ook eens naar je waarden te kijken en op welke manier je daar invulling aan geeft doordeweeks of in het weekend!

Enjoy!
Els

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


Omgaan met gevoelens door veranderingen

Els Verkaik

Veranderingen roepen vaak allerlei gevoelens op bij de betrokkenen, zeker als ze buiten onze invloedsfeer plaats vinden. Het geeft een gevoel van onmacht of we ervaren verlies, doordat we het oude moeten loslaten. Doorgaans vinden we het moeilijk om het daarover te hebben. Deze blog beschrijft een workshop waarin we dieper ingaan op het effectief begeleiden van teams bij het omgaan met emoties naar aanleiding van veranderingen die buiten hun invloedsfeer liggen. In deze workshop van 90 minuten doorlopen we 6 stappen.

Vooraf: Zorg voor een cirkelvormige opstelling om gelijke deelname aan te moedigen en benadruk dat het een veilige ruimte is voor open gesprekken.

  1. Duidelijkheid & Begrip (15 min): De eerste stap is het verkrijgen van helderheid en begrip over de verandering. Door informatie te verzamelen en vragen te stellen, wordt de basis gelegd voor het begrijpen van de context en de redenen achter de verandering.

Werkvorm: Laat de leidinggevende de situatie uitleggen en vraag de deelnemers in gesprek te gaan en met elkaar de volgende vragen te beantwoorden: Wat verandert er precies? Kan je uitleggen waarom dit nodig is? Wat betekent dit voor de teams? Wat is de ruimte voor teams om invloed uit te oefenen op de situatie?

  1. Erkennen van emoties (40 min): Het gaat hier om het erkennen van de gevoelens die spelen bij ieder individueel teamlid. Het delen van zorgen en emoties helpt bij het verminderen van spanning en het erkennen zorgt voor rust.

Start met de uitleg wat gevoelens zijn;

    • Gevoelens worden meestal in 1 woord geuit, zoals boos, verdrietig, opgelucht, blij. Je kunt deze ook op kaartjes zetten zodat de deelnemers weten wat een gevoel is.
    • Gevoelens of emoties zijn een signaal van jouw onvervulde behoefte. Een behoefte die in het gedrang is gekomen. Je bent daardoor geraakt en kwetsbaar.
    • Doorgaans hebben we allerlei strategieën om ons niet kwetsbaar te tonen. We veroordelen de ander, praten of lachen eroverheen. We praten niet snel over gevoelens. Dat zorgt ervoor dat we ze niet erkennen.
    • Het is belangrijk gevoelens te erkennen, anders groeien ze steeds groter en blijven ze om aandacht vragen. Hierdoor kunnen ze schade aanrichten of in de weg zitten waardoor je niet goed kunt functioneren. Wanneer gevoelens de overhand nemen kun je vaak niet meer goed nadenken.

Werkvorm: Ronde-tafelgesprek: Een open gesprek over de veranderingen en de emoties die het oproept, creëert een atmosfeer van begrip en erkenning.

    • Start de sessie door te vragen hoe iedereen zich voelt in het kader van de recente veranderingen of gebeurtenissen. Vraag: Wat heeft de gebeurtenis voor gevoelens bij je opgeroepen? Wat heeft jou bij uitstek geraakt in deze situatie?
    • Moedig teamleden aan om hun zorgen en emoties te delen, zonder onderbreking of oordeel. Stel open vragen om dieper in te gaan op de gevoelens en om verduidelijking te krijgen. Let op quasi gevoelens. Een quasi gevoel is een interpretatie, een mening, je vind ergens wat van. Een gevoel is wat jij voelt, niet wat je vindt.
    • Moedig actief luisteren aan. Andere teamleden moeten de spreker de onverdeelde aandacht geven zonder te onderbreken. Gebruik non-verbale signalen zoals knikken om te laten zien dat je luistert en begrijpt.
    • Vat de gevoelens en zorgen samen om ze te bevestigen, te erkennen en te zorgen dat ze correct zijn begrepen. Gebruik hiervoor de gevoelens die in 1 woord zijn te vatten check of dit het is. Doe geen interpretaties!
    • Voel je niet verantwoordelijk om er iets mee te doen. Het gaat om het erkennen van het gevoel, niet om het oplossen. Dat doet de persoon zelf.
  1. De emotionele fasen bij verandering en verlies (5 min): Het begrijpen van emotionele reacties op verandering en verlies is cruciaal. Mensen doorlopen verschillende fasen, zoals ontkenning, woede, onderhandeling, verdriet, en uiteindelijk acceptatie. Deze fasen zijn niet strikt lineair en kunnen variëren per persoon. Door deze emotionele processen te herkennen, kunnen zowel individuen als leiders empathie tonen en ondersteuning bieden.

Werkvorm: Gebruik vloerplaten om de fasen visueel te maken. Laat deelnemers aangeven waar ze zich bevinden en op de vloerplaten staan. Eventueel kan men een ander voorbeeldsituatie nemen waarin ze duidelijk in een bepaalde emotie waren. Bespreek het begrip voor elkaars unieke processen. Vraag wat ze doen als ze in die emotie zitten en waar anderen het aan kunnen merken.
Let op: Er staat geen bepaalde tijd voor om naar de volgende fase te gaan. Sommige emoties kunnen jaren duren, denk bijvoorbeeld aan het verlies van een geliefde.

  1. Accepteren wat buiten je ‘circle of influence’ ligt (5 min): Het accepteren van de situatie is essentieel. Soms liggen veranderingen buiten onze controle, en het vereist een mentale verschuiving om dit te aanvaarden. Hoe sneller men naar aanvaarding gaat, des te effectiever kan men omgaan met veranderingen.

Werkvorm: Visualiseer de ‘circle of influence’ en leg uit dat sommige veranderingen buiten het controlebereik van het team liggen. Aanvaarding is nodig om met de situatie te kunnen omgaan. Dus wat er gebeurt is een gegeven, maar hoe je ermee omgaat is aan jou. Je hebt daarin een keuze: Zie je het als een probleem, of zie je het als een kans of mogelijkheid?

  1. Denken in kansen en mogelijkheden (10 min): Richt de aandacht op wat binnen het controlebereik ligt. Denk in termen van kansen en mogelijkheden (Power Calimero) in plaats van beperkingen die je overkomt en waarvan je je slachtoffer voelt (Calimero).

Werkvorm: Brainstorm in kleine groepen. Vraag aan iedere groep wat de verandering kan opleveren. Laat ze de antwoorden op de volgende vraag op post-its schrijven: Hoe kan de verandering kansen bieden (voor groei en ontwikkeling) en een positieve impact hebben op het team?
Laat de verschillende groepen de antwoorden delen en plak deze op 1 grote poster. Het resultaat zal veel mensen verrassen. Er zijn blijkbaar zoveel mogelijkheden en kansen (!)

  1. Follow-up & actions (5 min): Bespreek welke acties nodig zijn om de geïdentificeerde kansen en mogelijkheden te benutten. Reflecteer op wat er is besproken, deel inzichten en bespreek welke stappen iedereen morgen kan nemen.

Slotopmerkingen:

Verandering brengt emoties met zich mee, maar met de juiste begeleiding kunnen teams groeien en gedijen. Als Agile Champion heb je de kans om de veerkracht en het positieve denken binnen het team te versterken. Hierdoor leren teams veranderingen te omarmen en een cultuur van groei en wendbaarheid creëren. Ben jij klaar om teams door verandering te leiden?

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


Agile Connect Events

Els Verkaik

Stay in touch with each other, keep sparring. learning and having fun with people from different organizations who speak the same language? This is possible during our Agile Champion Connect Events that we hold every quarter. We have organized these online events especially for all new and graduated Agile Champions of our program to ensure that we continue to connect and learn. By means of an Open Space character you can propose topics yourself, ask questions or participate in a topic of someone else. A regular item during this event is a Q&A session about the Agile Practitioner exam and certificate of the Agile consortium. We will help you prepare for this exam.

Put the following dates in your agenda, the invitation will follow in your email. Every quarter on Thursdays from 3 pm to 5 pm;

  • Dec 15, 2022
  • March 23, 2023
  • June 22, 2023
  • September 28, 2023

In connectie blijven met elkaar, blijven sparren. leren en plezier hebben en dat met mensen van verschillende organisaties die toch dezelfde taal spreken? Dat kan tijdens onze Agile Champion Connect Events die we ieder kwartaal houden. Deze online events hebben we speciaal georganiseerd voor de Agile Champions van ons programma om te zorgen dat we blijven verbinden en leren. Middels een Open Space karakter kan je zelf onderwerpen aandragen, vragen stellen of mee doen met een onderwerp van iemand anders. Een vast item tijdens dit event is een Q&A sessie over het Agile Practitioner examen en certificaat van het Agile consortium. Zo helpen we jullie met de voorbereiding op dit examen.

Zet de volgende data vast in je agenda, de uitnodiging volgt in je mail.  Op donderdag van 15 tot 17 uur

  • 15 december 2022
  • 23 maart 2023
  • 22 juni 2023
  • 28 september 2023

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


Agile Champions League event 29th of September

Els Verkaik

The 29th of September we organize the first Agile Champions League event for all our Agile Champions.

You are invited for an afternoon full of inspiration together with other Agile Champions from Rabobank, Avans, Liberty Global and Drive. We organize Agile Champion league events especially for you to actively gain new knowledge together, to spar and to take your learning path one step further. You will learn more from us and each other.

The theme of the first Agile Champions league event is group dynamics in transformations. A subject we all have to deal with and very suitable for a deep dive.

 

Program

13:00 – 13:15 Walk-in with coffee/tea

13:15 – 13:45 Welcome and introduction in group dynamics in transformations by Amigos.nu

14:00 – 16:00 Open Space learning & sharing

16:15 – 17:00  Share lessons learned, wrap-up & drinks

 

Open Space preparation

We want to learn as much as possible from each other, and not to fix everything too much in advance, which is why we use Open Space Technology. Anyone can bring in topics to discuss, related to the theme.

You can submit your subject or practical case in advance by placing your subject on this Mural. Topics can of course also be submitted at the start of the Open Space. We will make the final schedule for the afternoon together on the spot.

If you don’t have any idea what you’d like to talk about? No problem, maybe you will be inspired by the subjects on the mural or something will come up on the day itself. Just listening and participating is of course also allowed.

We hope to see you all!


Een boom cadeau voor Earth day!

Els Verkaik

Amigos.nu is bomenpartner geworden van Treesforall! Voortaan planten we samen met Treesforall 5 bomen voor iedere deelnemer aan ons Agile Champion programma. Met dit initiatief dragen we bij aan projecten voor vergroening in Nederland en het buitenland en zetten we ons in voor duurzaamheid.

Speciaal voor Earth day planten we ook een boom voor iedere Agile Champion die in de afgelopen jaren aan ons programma heeft meegedaan. De teller staat op 130, dus dat is een mooi stukje bos. Dank jullie wel voor jullie deelname aan ons programma, onze aarde wordt er echt een stukje groener van!

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


Influencers in agile transformaties

Els Verkaik

Vanuit veranderperspectief vond ik de #ikdoenietmeermee actie erg interessant. Bij iedere agile transformatie is er namelijk ook altijd een groep die niet mee wil doen. Ook in die groep zie je invloedrijke personen, de influencers van de organisatie, die kunnen zorgen voor georganiseerd verzet. Wat kunnen we hiervan leren?

Accepteer dat niet iedereen mee doet

We kunnen van alles vinden van de ikdoenietmee groep, maar het is nu eenmaal een gegeven dat bij iedere beweging er ook een tegen-beweging is. We zijn niet allemaal dezelfde mening toegedaan. Net als Covid-19 zorgt een organisatieverandering voor onduidelijkheid, onzekerheid en onrust, dat is voor iedereen lastig, maar hoe je ermee om gaat is voor iedereen verschillend. Het vraagt een flexibele, wendbare geest om ook te kijken naar de mogelijkheden die een verandering met zich mee brengt. Een lastige situatie om buigen in iets positiefs, iets waardevols, ondanks pijn en verlies, gaat de één makkelijker af dan de ander. Daarnaast heeft iedereen een ander beeld van de werkelijkheid. Gaat het allemaal best wel goed zo en hoeven we ons niet aan te passen of zien we grote uitdagingen die we alleen met structureel ander gedrag en werkwijze kunnen oplossen? Dit zorgt voor verdeeldheid in organisaties over een agile transformatie, net als in Nederland over COVID-19.

Voldoende kritische massa

Wil een verandering slagen dan zal er voldoende kritische massa moeten zijn voor de verandering. Dat is de reden dat in verandertrajecten sterk wordt gefocust op early-adopters, oftewel influencers, die zoveel mogelijk volgers moeten krijgen. Aan de groep conservatieven wordt niet veel aandacht besteed. Vanuit de gedachte dat zolang die groep niet te groot is het wel goed gaat met het verandertraject. Dat zag je ook gebeuren toen #ikdoenietmeer werd gelanceerd. Deze groep werd terecht gewezen door de massa, de media en het grote publiek, en het vuurtje doofde.

Onderschat het georganiseerd verzet niet

Wat we ervan kunnen leren is dat als je te weinig aandacht besteed aan de groep die niet mee wil doen, er op een bepaald moment een soort georganiseerd verzet tegen de verandering kan ontstaan. Dit gebeurt meestal onder leiding van 1 of meer influencers. In het geval van #ikdoenietmeer was dat Willem Engel de voorman van Viruswaanzin.  In organisaties zijn dit vaak mensen met veel dienstjaren, autoriteit op hun vakgebied, mondig en gerespecteerd door anderen.

Het verzet wordt gevoed door een aantal zaken:

  • het nut en de noodzaak van de verandering is niet duidelijk of wordt niet goed begrepen of anders uitgelegd; “Het gaat toch goed zo”, “er is niets aan de hand” of “er zit een geheime agenda van de regering/directie achter”
  • er is te weinig kennis over de nieuwe werkwijze of inrichting; “hoe besmettelijk is COVID-19 nu eigenlijk” of “wat gaat agile nu oplossen?”.
  • men ziet de eigen (machts)positie in gevaar komen (geen aanzien, geen werk, geen inkomsten).

Onderschat dit verzet niet. Wanneer in de organisatie nog geen kritieke massa is bereikt van mensen die mee doen in de verandering, dan heeft het georganiseerd verzet nog veel voedingsbodem. Het kan dan heel lastig worden om een kantelpunt te bereiken. Sterker nog bij een groeiend georganiseerd verzet wordt de verandering gesaboteerd, vertraagd of tot stilstand gebracht. De groep die wel mee wil doen wordt een minderheid en als dit te lang duurt zullen zij gedesillusioneerd afhaken.

Zoek de influencers in de organisatie

Het is dus van belang dat je snel de influencers vindt en betrekt bij de verandering. Influencers vind je overal in de organisatie. Zij kunnen zich zowel bevinden onder de groep die wel mee doen als in de groep die niet mee doen en alles ertussenin, kijk dus breed. Leidinggevenden zijn als het goed is influencers, dat is onderdeel van hun takenpakket. Interessant voor de verandering zijn met name de influencers die zich onder de groep medewerkers bevinden. Het zijn medewerkers die een autoriteit zijn op hun vakgebied en gerespecteerd worden door de anderen. Je herkent ze doordat ze vaak woordvoerder zijn tijdens overleggen. Hun mening wordt vaak overgenomen door anderen. Observeer goed en je zult ze vinden.

Het is essentieel dat je deze mensen betrekt bij de verandering. Zij zijn de potentiële early adopters die zorgen dat zij een groep volgers achter zich scharen. Zorg dus dat deze mensen in de ikdoemee groep terecht komen. Als zij overtuigd zijn van het nut en de noodzaak van de verandering, dit kunnen uitleggen aan anderen, en anderen inspireren en motiveren om ook mee te doen, dan bereik je snel een kritische massa voor de verandering en is je kans van slagen vele malen groter geworden.

Beinvloed de influencers

Klinkt logisch, maar hoe zorg je dat de influencers aan de ikdoemee kant komen te staan? Hoe beïnvloed je de influencers in organisaties? Diederik Gommers, de IC-arts gaf hierin het goede voorbeeld. Hij luisterde naar Famke Louise, reikte haar de hand en bood aan om samen te verdiepen en te verkennen. Gelukkig stond Famke Louise daarvoor open, pakte de mogelijkheid aan en boog de lastige situatie om in iets positiefs. Ook Diederik Gommers haalde hier veel uit en is nu de held van Instagram met zijn live uitleg over Covid-19.  Een mooi voorbeeld van flexibele, wendbare geesten.

Dus, zie de groep mensen in de organisatie die er voor kiezen om niet mee te doen aan de verandering niet als negatief of als weerstand. Er zit namelijk heel veel waarde in hun boodschap en door samen in gesprek te gaan komen er mooiere dingen uit dan dat je niet met elkaar zou optrekken.

De waarde die deze groep doorgaans kan leveren zit in wat zij beschermen. Zij maken zich zorgen over wat er door de verandering verloren kan gaan. Dat waar ze al jaren met veel zorg aan gewerkt hebben, hun werkwijze, hun kennis en kunde, wordt misschien rigoureus terzijde geschoven door een nieuwe werkwijze. Dat is waar ze zich hard voor maken en terecht. Zij kunnen dus helpen het goede te behouden en alleen dat wat niet goed loopt verbeteren. Wat niet stuk is hoef je niet te repareren.

De veranderaars hebben nog steeds wel de uitdaging om goed te duiden wat er niet lekker loopt. Dit wordt niet altijd zo ervaren door de mensen die er middenin zitten. Omdat het al jaren zo gaat ziet men het niet meer en werkt men er omheen. Net als dat kale peertje boven je hoofd waar je nog een keer een lamp voor zou kopen. Op een gegeven moment zie je dat niet meer.

In het geval van Agile transformaties zoek je samen naar de oorzaken waarom zaken niet lekker lopen. Bijvoorbeeld de trage besluitvorming, het op elkaar moeten wachten, het alles tegelijk moeten doen, de hoge werkdruk, het niet hebben van de juiste tools en middelen, te weinig kennis en expertise, het werken in eilandjes etc. Om dit goed te kunnen onderzoeken heb je de kennis en kunde van de mensen nodig die dagelijks met deze processen en systemen werken. Ze hoeven nog niet overtuigd te zijn dat agile de oplossing is, dat is het misschien ook niet, het is maar één van de middelen. Waar je ze wel van wilt overtuigen is dat ze continu reflecteren op hun werk en met elkaar oplossingen gaan zoeken om wendbaarder, effectiever, sneller te worden. Een continue verbetercyclus dus. Over het algemeen heeft niemand daar iets op tegen.

Dus zoek de influencers, ga ermee in gesprek, luister goed, en nodig uit om mee te denken over de verandering, zodat je samen werkt aan een organisatie die steeds beter wordt.

Zorg voor de juiste kennis bij influencers

Om anderen goed te kunnen inspireren en motiveren over de organisatieveranderingen is het belangrijk dat de influencers van de juiste bagage worden voorzien. Dit betekent een investering die de organisatie moet doen, maar eentje die zich snel laat  terug verdienen doordat de verandering sneller gaat en op eigen kracht.
Wil je meer weten over de opleidingsmogelijkheden voor influencers in agile transformaties? neem dan een kijkje bij de trainingprogrammas van amigos.nu

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


De Digitale Transformatie Coach

Els Verkaik

Net als velen heb ik het afgelopen half jaar thuis gewerkt. Voor mij betekende dat een ommezwaai van transformatie coach die dagelijks op de werkvloer te vinden was naar digitale transformatie coach op afstand. Een mooi moment om even te reflecteren of dat nu veel verschil maakt.

Even wat achtergrond; Ik startte op 9 maart bij mijn nieuwe opdracht bij Avans Hogeschool in Breda toen de corona epidemie in alle hevigheid losbarstte. Met het gevolg dat we op 11 maart te horen kregen dat we allemaal thuis moesten gaan werken. Ik dacht ojee, grote kans dat mijn opdracht dan stopt. Dat waren dan 2 fantastische dagen! Gelukkig was dat niet zo. Avans was erg goed voorbereid op thuiswerken en alles ging eigenlijk naadloos over naar digitaal werken. Ook vonden zij het heel vanzelfsprekend dat de transformatie naar agile werken en BusDevOps gewoon doorging. Avans is bezig met een flinke digitale transformatie, zodat zij flexibel en digitaal onderwijs kunnen leveren. Een wendbare organisatie met flexibele agile teams zien zij als een noodzakelijke vereiste en alle hulp hoe daar precies te komen werd zeer gewaardeerd.

En zo begon ik al mijn kennismakingsgesprekken online te doen (via Teams), informatie in te winnen over de al lopende transformatie en de interactiepatronen te observeren tijdens de groepsmeetings. Binnen 3 weken kwam daar een redelijk goed beeld uit van hoe de organisatie in elkaar steekt, op welke rijdende trein ik was gesprongen en hoe men met elkaar omgaat. Mijn terugkoppeling hierover werd herkend en mijn adviezen ter harte genomen. Het verbaasde me eigenlijk hoeveel je kunt zien en achterhalen via het scherm. Ik dacht altijd dat je de organisatiedynamiek alleen goed in beeld kan brengen als je er daadwerkelijk bent en dus fysiek onderdeel van uitmaakt. Maar dat hoeft dus blijkbaar niet.

Nu 6 maanden en honderden video calls later, verbaast het me eigenlijk nog steeds dat het zo goed gaat. Ik heb het idee dat ik een enorme blinde vlek heb. Namelijk al die mensen en teams waar ik geen video calls mee heb. Die zie ik niet, ik ken ze ook niet en heb dus geen flauw idee wat er speelt. Toch blijkt dat niet helemaal waar te zijn. Via de mensen die ik wel spreek krijg ik aardig goed door wat zich afspeelt in de teams en welke geluiden er uit komen. Gewoon door er naar te vragen. Dan hoor je dat bepaalde patronen die je ziet bij de mensen die je wel spreekt, ook plaats vinden bij de mensen die je niet spreekt. Een organisatiecultuur wordt dus best wel goed gerepresenteerd door een kleine groep mensen. Wel belangrijk dat dit een zeer diverse groep is.

Laatst ging ik voor het eerst een dagje naar kantoor voor een fysieke afstemming met een groepje. Degene die ik alleen nog maar digitaal kende opende de deur voor mij. Pas toen zij zei “wat leuk om je nu eens in levende lijve te zien!” realiseerde ik me pas dat ik haar nog nooit eerder in het echt gezien had. Het was blijkbaar al zo gewoon voor mij geworden alleen haar bovenkant via een beeldscherm te kennen, dat ik me dat niet eens meer bewust was.

Wat ik wel echt mis zijn de koffiemachine gesprekjes. Heel vaak ben ik daar in de buurt te vinden om spontaan met mensen te praten. Zo leer je mensen niet alleen beter kennen, maar kan je soms ook gericht helpen anders naar een situatie te kijken of de dialoog te voeren over de transformatie en mensen stimuleren om zelf actie te nemen. Ik vind deze gesprekjes altijd een zeer waardevol onderdeel van mijn werk. Helaas is het digitale koffiegesprekje geen goed alternatief hiervoor. Er is niets spontaans aan, je weet immers al met wie je gaat praten en waarschijnlijk ook waarover.

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen hiermee. Mochten jullie nog suggesties hebben, laat het me dan weten!

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.