Zoek de grondoorzaak

We hebben twee technieken voor je die je kunt combineren bij het vinden van de grondoorzaken van een belemmering, blokkade of probleem: de Ishikawa fishbone en de 5x waarom.

Werkvorm:

• Begin met een probleemstelling.
• Onderzoek de grondoorzaken van dit probleem met behulp van de Ishikawa fishbone ofwel het visgraatdiagram. Dit is een oorzaak-gevolgdiagram waarmee mogelijke oorzaken worden geanalyseerd op basis van van tevoren gedefinieerde categorieën. Deze categorieën zijn bijvoorbeeld: Mensen, Middelen, Management, Processen, Technologie, Besturing. Maar je kunt ook andere categorieën kiezen.
• Voor iedere categorie wordt gebrainstormd wat mogelijke oorzaken van het probleem kunnen zijn in die categorie. Bijvoorbeeld: als niet snel genoeg opleveren het probleem is, kan bij de categorie Mensen als oorzaak worden genoemd: onvoldoende gekwalificeerde teamleden. En bij de categorie Processen: het ontbreken van een geautomatiseerd leveringsproces. De verschillende categorieën helpen je om vanuit verschillende invalshoeken naar het probleem te kijken.
• Per oorzaak kun je verdiepen door vijf keer ‘waarom’ te vragen. De 5x waarom-techniek is bedacht door de Japanse uitvinder Sakichi Toyoda en wordt veel gebruikt in lean. Het idee is dat je scherp krijgt wat het achterliggende probleem is, wanneer je vijf keer achter elkaar een waarom-vraag stelt. Je pelt eigenlijk laag voor laag de symptomen af waardoor je uiteindelijk tot de kern komt.
  Vraag waarom het probleem zich voordoet, voorkom aannames en benoem de feiten.
  Op basis van het antwoord stel je opnieuw de waarom-vraag. Dit doe je net zo lang totdat je tot de kern komt en geen antwoord meer kunt bedenken op de waarom-vraag. Het hoeft dus niet precies vijf keer te zijn, meer of minder mag ook.
• Kies vervolgens de belangrijkste oorzaak waarvoor je oplossingen probeert te vinden. Maak daarbij onderscheid in oplossingen die binnen de invloedssfeer van het team liggen en oplossingen daarbuiten.
• Maak samen een actieplan voor de zaken die het team zelf kan oppakken en spreek af wanneer je weer gaat evalueren.
• Tijdens de evaluatie toets je of de situatie verbeterd is en wat de vervolgstappen zijn. Zo blijf je kortcyclisch verbeteren.