Zelfselectie-workshop

Experimenteer voor een afgebakend deel van de organisatie met een zelfselectie-workshop om te komen tot nieuwe of aangepaste teams. Zorg eerst dat kaders zijn opgesteld waarbinnen de zelfselectie kan plaatsvinden. Binnen deze kaders kunnen de bemanningsleden aan de slag gaan om te bepalen wie met welke expertise naar welk team gaat.

Werkvorm:

• Zorg voor voldoende ruimte om op de vloer vakken te maken met afplaktape.
• Maak per product een vak waar ongeveer negen mensen in kunnen staan. Bij ieder vak staat een verrijdbaar bord of is een wand beschikbaar. Hierop hangt een poster waarop de productvisie is uitgewerkt, met daarbij de naam van de verantwoordelijke product owner en de benodigde expertise. Er is ook ruimte om de namen van teamleden op de poster te plakken.
• Start de sessie met een inspirerende aftrap waarbij de product owners per product of dienst een pitch geven over de missie, de visie, de gewenste ontwikkelingen en de uitdagingen voor het komende jaar.
• Loop de kaders voor zelfselectie langs, zodat de spelregels duidelijk zijn.
• Leg uit dat in drie rondes wordt ‘gespeeld’ om te komen tot een goede verdeling.
• Leg uit dat het niet in één keer goed hoeft en dat vraagstukken tussen de rondes met de hele groep worden besproken. Het is de bedoeling steeds vanuit het gemeenschappelijk belang te handelen en rekening te houden met de individuele belangen. Iedere ronde heeft een vaste duur van bijvoorbeeld 15 minuten en verloopt als volgt:
• Plan: bepaal in welk team je wilt.
• Do: ga in het vak van je gewenste team staan, schrijf je naam op een post-it en plak deze op de teamposter.
• Check: als iedereen staat, kijk dan als team naar de criteria (kader) en beoordeel de samenstelling van het team. Beoordeel jullie expertise: welke expertise ontbreekt en hoe gaan jullie deze aanvullen? (Denk niet alleen aan meer mensen, maar ook aan opleiding, meer T-shaped worden.) Wat is nodig om het team aan de criteria te laten voldoen? Schrijf dat op post-its.
• Act: kom centraal bij elkaar en laat een teamvertegenwoordiger aangeven wat het team nodig heeft. Plak de ‘wensen en verzoeken’ op een bord met één rij per team en de kolommen ToDo, Doing, Done. Bespreek de wensen, verzoeken en uitdagingen centraal.
• Laat de bemanning zelf aan de slag gaan om oplossingen te bedenken voor de vraagstukken uit ronde 1. Het zal mogelijk chaotisch verlopen, nu moet je als facilitator vooral niet ingrijpen! Zorg wel dat mensen niet in hun eigen team blijven hangen, maar over de teams heen kijken en met elkaar aan de slag gaan. Het kan betekenen dat mensen gevraagd wordt om van het ene naar het andere team te verhuizen om een betere samenstelling te krijgen. Maar het hoeft niet zo te zijn dat alle expertise aanwezig is in alle teams. Het is prima wanneer het opgelost wordt met training, opleiding, kennissessies, buddy-systemen, etc. Alle creatieve oplossingen zijn mogelijk.
• Laat de teams de oplossingen plenair aan elkaar terugkoppelen. Let op dat er met respect met gevoelens wordt omgegaan, bijvoorbeeld als iemand pertinent niet naar een ander team wil.
  Mogelijk is de bemanning er na de tweede ronde uit en is er geen derde ronde nodig. Is die wel nodig, stuur daarin dan aan op een afrondende indeling.
• Laat de leden van een team nader kennismaken met elkaar wanneer er tijd over is.