Organisatieontwerp

Je kunt naar een organisatieadviesbureau stappen om je nieuwe organisatie te laten ontwerpen, maar wij denken dat je het ook prima zelf kunt. De mensen in de organisatie kennen de organisatie het best en weten wat wel en niet zou kunnen werken. Gebruik deze kennis vooral en ga doen!

Met onderstaande werkvorm kun je aan de slag met het ontwerpen van je nieuwe organisatiestructuur. Let op, dit is een iteratief proces en je doet het vooral samen!

• Organiseer een workshop met een groep van maximaal negen belanghebbenden. Groter is niet effectief. Denk aan mensen uit verschillende lagen en expertisegebieden in de organisatie.
• Deel de organisatiedoelstellingen. Waar zijn we in de kern van? Wat willen we bereiken? Dit wil je terug laten komen in je ontwerp.
• Gebruik de kenmerken voor wendbare organisaties (schat 14: Kenmerken van wendbare organisaties) als vertrekpunt voor een brainstorm over de nieuwe organisatie. Welke kenmerken nemen we mee en welke (nog) niet? Gebruik verschillende methoden om meningen te delen, zoals groepsdiscussies, brainstormsessies, post-its, whiteboards of digitale hulpmiddelen voor samenwerking.
• Start met je organisatieontwerp. Je kunt ter inspiratie kijken naar de video Spotify Engineering Culture van Kniberg. Daarin is sprake van chapters en gildes, die dwars over teams van teams heen georganiseerd zijn. Je krijgt zo twee assen: één voor het leveren van waarde en één voor vakontwikkeling. Door deze twee assen over elkaar te leggen ontstaat een matrix-organisatie.
• Een uitgangspunt voor het nieuwe ontwerp zijn teams van teams met focus op het leveren van waarde. Volg de eerdergenoemde vijf stappen om te komen tot teams van teams.
• Een ander uitgangspunt is het organiseren van de vakontwikkeling die nodig is om deze waarde te kunnen blijven leveren. Bedenk voor welke expertisegebieden je chapters of gildes wilt organiseren.
• Maak een visuele representatie van het organisatieontwerp. Dit kan een diagram, mindmap, flowchart, sketchnote of een andere vorm van visualisatie zijn die de gedeelde inzichten en overeengekomen structuren weergeeft.
• Nu is het tijd voor feedback. Haal feedback op over het ontwerp en verwerk de nieuw verworven inzichten. Welke vragen leven er over het ontwerp? Iedere iteratie zullen er nieuwe vragen ontstaan, waar jullie oplossingen voor gaan bedenken. Zo groeit het model uiteindelijk naar een vorm waarmee je kunt experimenteren.
• Definieer samen welke stappen nodig zijn voor het implementeren van het ontwerp of een deel van het ontwerp. En ga over tot stapsgewijze uitvoering.

Spotify model (Kniberg, 2014)