Kaarten schuiven
Het is interessant om inzichtelijk te maken hoeveel tijd je kunt winnen als je kleinere hoeveelheden werk doorgeeft aan een volgend team in de keten. Een spel dat je hierbij helpt is ‘kaarten schuiven’. Dit spel is afgeleid van de scrum penny game en gaat als volgt:
- Nodig zijn één facilitator (jij) en negen deelnemers die een bepaalde rol innemen: één klant, vier werkers (die je de namen kunt geven van de verschillende disciplines die nodig zijn om waarde te leveren, zoals ontwerpers, ontwikkelaars, testers, implementeerders) en vier managers (de bazen van de werkers).
- Benodigd materiaal: vijf stopwatches (telefoons), 20 speelkaarten en een flip-over om de resultaten te noteren.
- De werkers worden opgesteld rondom een tafel. Alle managers staan achter hun werkers met een stopwatch. De klant staat naast de arbeiders aan tafel met een stopwatch en een stuk papier met pen.
- Er wordt in drie rondes gespeeld.
De eerste ronde:
- De eerste werker krijgt de stapel van 20 kaarten. We noemen dit een batch van 20 kaarten. De werker draait alle kaarten stuk voor stuk om en geeft ze dan als stapel door aan de volgende werker. Die doet hetzelfde, net als daarna de derde en tot slot de vierde werker. Wanneer de vierde werker klaar is met omdraaien, geeft hij of zij de stapel kaarten door aan de klant.
- De managers meten ieder de prestaties van ‘hun’ werker door te meten hoe lang deze bezig is met de taak. De tijd start zodra een werker de stapel kaarten ontvangt en stopt wanneer de kaarten worden doorgegeven aan de volgende werker (of de klant).
- De klant meet de totale doorlooptijd van wens tot levering. De klant schrijft op wanneer hij of zij de eerste waarde krijgt geleverd (in de vorm van de eerste kaart) en wanneer de laatste waarde (in de vorm van de laatste kaart). In de eerste ronde is dat dezelfde tijd omdat alle 20 kaarten in één stapel worden geleverd. De tijd begint wanneer de eerste werker de stapel kaarten krijgt en eindigt wanneer de klant de stapel in ontvangst heeft genomen.
- De facilitator noteert aan het einde van iedere ronde de scores op de flip-over: zowel de tijden per individuele werker als de totale doorlooptijd, die de klant heeft gemeten.
De tweede ronde:
- Je speelt nu met een batch van vijf kaarten. Dit betekent dat de stapel kaarten opgesplitst is in vier stapels van vijf kaarten. De werkers moeten opnieuw de kaarten omdraaien, maar mogen nu de kaarten per stapeltje van vijf aan elkaar doorgeven. Zodra een werker één stapeltje krijgt, mag hij of zij zelf beginnen met omdraaien. Opnieuw worden de individuele tijden gemeten door de managers. Een werker is pas klaar als alle 20 kaarten zijn doorgegeven.
- De klant schrijft op wanneer deze de eerste waarde (eerste vijf kaarten) krijgt geleverd en wanneer de laatste waarde (laatste vijf kaarten).
De derde ronde:
- Je speelt nu met een batch van één kaart. De kaarten kunnen nu stuk voor stuk worden omgedraaid en direct doorgegeven aan de volgende werker. Opnieuw wordt gemeten door de managers en de klant.
Evaluatie: wat valt er op?
- Vanuit het perspectief van de werker en de manager zie je de verwerkingstijd van de individuele werker toenemen naarmate de batchgrootte afneemt. De werkers worden steeds iets langzamer.
- Vanuit het perspectief van de klant zie je een indrukwekkende verbetering in ronde 2 en 3. De klant heeft veel sneller zijn eerste waarde gekregen. Dus de individuen gaan langzamer, maar de klant krijgt eerder waarde. Wat vinden we belangrijker?
