De vissenkom

In een overheidsorganisatie kwam het initiatief om wendbaarder te worden vanuit Business. Deze afdeling was actief aan de slag gegaan met het ontwerpen van de inrichting en het doorvoeren van de agile werkwijze. Uiteraard wilde ze dat graag samen met de IT-afdeling oppakken. De opdracht van de IT-directeur was echter de continuïteit verbeteren en daar werd de IT-afdeling op aangestuurd. Het effect was dat alles wat Business bedacht voor de nieuwe, gezamenlijke inrichting werd afgekeurd door IT, want dit verstoorde de continuïteit. Zo strandde het verandertraject al in een vroeg stadium.

Het transformeren naar wendbaarheid gaat alleen werken als Business en IT dit als gezamenlijke opdracht hebben. Deze opdracht moet dan, net als andere initiatieven en projecten, geprioriteerd worden, zodat voor iedereen duidelijk is waar de beschikbare capaciteit aan besteed gaat worden. Om dit als Amigo aan te zwengelen en veranderd te krijgen, is een flinke uitdaging. Eigenlijk lukt dit je alleen als je een sponsor hebt op directieniveau. Die persoon kan ervoor zorgen dat dit op de agenda komt van het directieoverleg. Heb je dit voor elkaar, dan kun je als werkvorm ‘de vissenkom’ doen om de dialoog te faciliteren. Deze werkvorm faciliteert gesprekken tussen (grote) groepen en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde informatie ontvangt, dat er naar elkaar geluisterd wordt én dat er ruimte is voor gesprek.

Werkvorm:

• Maak twee kringen van stoelen: een binnenkring waar gesproken wordt en een buitenkring waar geluisterd wordt. Er zijn dus slechts enkele personen aan het woord. De meerderheid luistert.
• Breng een casus of stelling in waar de binnenkring over mag praten. Bijvoorbeeld: de richting van onze organisatie in het komende kwartaal. Of: de grootste verbetering die we nu meteen moeten doorvoeren. De binnenkring mag hier 10 minuten over spreken.
• Hierna gaan de mensen uit de binnenkring in de buitenkring zitten en gaan enkele personen uit de buitenkring in de binnenkring zitten. Voordat het gesprek inhoudelijk wordt voortgezet op de casus/stelling, mogen de nieuwelingen in de binnenkring reageren op wat hun is opgevallen in het proces van de groep vóór hen. Hoe was de dynamiek? Wat is er niet gezegd? Waar lijkt de kern te liggen? Er zit veel waarde in deze reflecties. Daarna pakken ze de draad weer op rondom de casus/stelling. Ook deze groep krijgt 10 minuten in totaal.
• In een derde ronde, wederom met vernieuwde binnenkring, ligt de focus op samenvatten en acties bepalen. Wat is er gezegd en wat gaan we nu doen (of niet meer doen)? Ook deze ronde duurt 10 minuten.