De tijdtaart
De command & control-stijl ruilen we graag in voor een stijl waarin veel aandacht is voor het wegnemen van blokkades voor teams, zodat teams effectief kunnen doorwerken.
Bij een overheidsorganisatie hebben we een proces ingericht om blokkades van teams opgelost te krijgen. Hierbij ging het om blokkades die het team niet zelf kon oplossen, zoals het gebrek aan werkplekken of het ontbreken van licenties voor tools. De blokkades werden gevisualiseerd op een bord in een centrale plek in de organisatie. Het management kwam iedere week bij het bord bijeen om af te stemmen met vertegenwoordigers van teams die de blokkades gemeld hadden. We merkten dat de blokkades niet snel werden opgepakt en opgelost. De betreffende managers gaven aan geen tijd te hebben om de teams te ondersteunen bij het oplossen ervan. Zij waren zich er wel degelijk van bewust dat alles wat de teams blokkeert om maximaal te leveren, hoog op het prioriteitenlijstje moet komen. Maar hun volle agenda’s belemmerden de managers om achter de blokkades aan te jagen en ze op te lossen.
Een werkvorm om aan de slag te gaan met te volle agenda’s is ‘de tijdtaart’:
- Organiseer een sessie met de betrokken managers.
- Vraag iedere manager een cirkel op een stuk papier te tekenen. De cirkel staat voor hun werkweek. We gaan hier een taartdiagram van maken.
- Spreek met elkaar af welke categorieën in kaart worden gebracht. Denk aan: operationele aansturing, administratie & verantwoording, visieontwikkeling, verbeteringen in het werkproces, blokkades wegnemen voor teams, aandacht voor individuele medewerkers, klantcontact etc.
- Haal vervolgens uit de agenda van de afgelopen week hoeveel tijd aan welke categorie is besteed. Teken de verhouding tussen de categorieën als taartpunten in de cirkel (percentages van je tijd).
- Maak vervolgens nog een cirkel met een taartdiagram voor de gewenste tijdsverdeling over de categorieën. Hoe zou je willen dat de tijd verdeeld wordt?
- Iedere manager houdt de taartdiagrammen met de huidige en de gewenste verdeling naast elkaar. Ga aan de slag met de volgende vragen: wat houdt ons tegen om het te veranderen? Wat levert de huidige verdeling ons op? Wat houden we daarmee buiten beeld? Waar hebben we het niet over en waarom niet? Wat is de relatie met de manier waarop we zelf aangestuurd, beoordeeld of beloond worden? Wat zouden we zelf kunnen veranderen? Waar beginnen we morgen al mee?
Door met dit soort vraagstukken aan de slag te gaan wordt bewustwording gecreëerd over de veranderende rol van leiders.
