De muren afbreken

Organiseer met teams waartussen afhankelijkheden bestaan, een sessie om de muurtjes en afhankelijkheden tussen deze teams inzichtelijk te maken. Hiervoor hebben we de volgende werkvorm:

• Teken op een groot vel papier samen met de teams het hele proces: van idee van de klant tot en met het leveren van waarde in de vorm van een product of dienst. Teken de verschillende processtappen en teken onder elke processtap de afdelingen of teams die daarbij nodig zijn. Teken letterlijk muurtjes tussen deze teams.
• Bespreek nu de volgende vragen: hoeveel muurtjes zijn er? Hoe hoog zijn de muurtjes? En van welk muurtje hebben we het meeste last?
• Bespreek welke afhankelijkheden er zijn tussen de teams. Wie heeft wat van wie nodig? Wie wacht er op wie? En hoelang is de gemiddelde wachttijd: hebben we het over uren, dagen of weken? Zijn er nog meer knelpunten in het proces?

Misschien heb je het al herkend: dit is een vereenvoudigde vorm van de value stream mapping-techniek, die veel wordt toegepast vanuit lean. Met deze vereenvoudigde vorm krijg je snel inzicht in de belangrijkste knelpunten, zonder exact te meten hoeveel wachttijd en hersteltijd er precies tussen de processtappen zitten. Op basis van dit inzicht kies je een knelpunt en daar ga je samen oplossingen voor bedenken. Hier kan zomaar uitkomen dat de manier waarop de teams georganiseerd zijn, niet helpend is om sneller te leveren. Het vraagt dan lef om hiermee aan de slag te gaan en veranderingen voor te stellen. Kijk daarom eerst of er quick wins zijn, die je vrij eenvoudig samen met de andere teams kunt doorvoeren zonder dat daar veel gedoe over ontstaat. Zijn die er, begin dan daarmee.