De marktplaats

Om de organisatie te helpen keuzes te maken en ervoor te zorgen dat mensen bereid zijn hun eigen initiatieven onderaan te zetten of te schrappen ten faveure van andere initiatieven, hebben we een eenvoudige manier: focus op het gemeenschappelijke belang.

Een leuke, eenvoudige werkvorm is een marktplaatssessie met alle stakeholders, opdrachtgevers, projectmanagers en andere indieners die vechten voor een hoog plekje op de prioriteitenlijst voor hun initiatief. Deze sessie wordt met een vaste regelmaat gehouden, bijvoorbeeld tweewekelijks of maandelijks, en kun je iedere keer doen als er nieuwe initiatieven zijn. In deze sessie wordt de focus gelegd op de strategische doelen in plaats van op de eigen doelen en initiatieven. Vanuit dat standpunt wordt bepaald wat het meeste waarde oplevert voor de klant of de organisatie. Voorafgaand aan de sessie moet bekend zijn wie de verschillende stakeholders zijn en wat hun behoefte is in de vorm van wensen en initiatieven.

Tijdens de sessie:

• Per initiatief vraag je de stakeholders om aan te geven welke waarde hun initiatief oplevert voor de klant of de organisatie. Dit hoeft niet in harde cijfers, maar is een beschrijving van de verwachte waarde.
• Iedere stakeholder geeft een pitch van 2 minuten en legt daarin uit wat het initiatief inhoudt en wat de waarde is van het initiatief voor de klant en de organisatie.
• Per initiatief wordt een A4’tje gemaakt met de naam van het initiatief, een korte samenvatting en de geschatte waarde. Deze A4’tjes worden op tafel gelegd.
• Iedere stakeholder krijgt een zakje met muntjes (ongeveer 20 stuks).
• Vraag nu aan de stakeholders: ‘Stel, je bent de directeur van je organisatie. Waar zet jij je munten op in?’ Essentieel is dat stakeholders nu niet vanuit hun eigen belang denken maar vanuit het geheel. Iedere stakeholder verdeelt zijn of haar munten over de initiatieven die op tafel liggen. Eventueel kun je afspreken dat deelnemers geen munten op hun eigen initiatief mogen leggen, voor een nog zuiverder beeld.
• Als iedereen klaar is met inzetten, zie je waar de meeste muntjes liggen. Tel het aantal munten per initiatief en leg de initiatieven op volgorde. Zo ontstaat een geprioriteerde lijst met initiatieven.

Deze lijst vertegenwoordigt het gevoel van de stakeholders over de initiatieven heen. Dit is input voor de geprioriteerde backlog met initiatieven.