Blijf actief met de open space

Het kan heel lastig zijn om actief bezig te blijven met continu verbeteren in de organisatie. Het is daarom essentieel om samen te blijven kijken wat niet lekker (meer) loopt of wat extra aandacht verdient. Neem de tijd om in een vast ritme aan uitdagingen en problemen te werken. Een mooie methode die je hiervoor kunt gebruiken, is de methode ‘open space technology’ (OST). Hiermee kun je in korte tijd samen tot inzicht en oplossingen komen. Opvallend aan een open space is dat de onderwerpen en het schema van de sessie gemaakt worden met en door de deelnemers. Dit gebeurt op het moment dat zij aanwezig zijn op de locatie, en dus niet vooraf. Het schema bestaat uit een x aantal tijdsloten, verdeeld over een x aantal ruimtes.

Voor het organiseren van een open space voor het verandertraject zijn er een paar belangrijke aandachtspunten:

• Start met een duidelijke vraag, een duidelijk thema of probleem waar je een oplossing voor wilt. Kies het thema zo dat het uitdaagt en inspireert. Bijvoorbeeld: de adoptie van agile denken en werken, het inzichtelijk maken van een waardestroom of het ontwerpen of toetsen van een nieuw organisatiemodel.
• Nodig mensen uit en vraag wie hier aan mee wil denken en doen. Voor de dynamiek en kwaliteit van de oplossingen is het belangrijk dat mensen met conflicterende meningen meedoen. Zorg dat je deze mensen enthousiasmeert om mee te doen.
• Zorg dat er een leider is die het thema of vraagstuk helder kan uitleggen.
• Zorg voor een facilitator die het proces helpt voorbereiden, die tijdens de sessie het proces faciliteert en zorgt dat de deelnemers samen de agenda en het schema maken.

Wanneer de open space van start gaat, gelden de volgende vier principes:

• Wie er ook komt, het zijn de juiste personen.
• Wat er gebeurt, is het enige wat kon gebeuren.
• Het begint wanneer het begint.
• Het is voorbij wanneer het voorbij is.

Daarnaast is er de wet van de twee voeten: als deelnemers zich in een situatie bevinden waarin ze niets leren, niet geïnspireerd worden en evenmin het gesprek een betere richting kunnen geven, zijn ze verplicht hun twee voeten te gebruiken om naar een andere sessie te gaan. Deze wet heeft onder meer tot gevolg dat deelnemers die zichzelf graag horen praten, na 10 minuten alleen zijn. (De anderen zijn vertrokken.) Een ander gevolg is dat sessies eindigen wanneer er geen waarde meer wordt toegevoegd – en niet pas als de tijd om is.

Deze vrije manier van samen problemen oplossen zorgt voor energie en houdt iedereen scherp om continu te verbeteren. Wij zijn benieuwd voor welke problemen jij de open space gaat inzetten. Kun jij samen met de andere Amigo’s je organisatie hiermee blijvend wendbaar houden?