Anders besluiten

Bij een dienstverlener in de uitvaartsector waren er veel bevoegdheden neergelegd bij de professionals in de teams. Daarnaast was het besluitvormingsproces voor besluiten waarvoor een MT nodig was, enorm verkort. In plaats van het MT één keer per twee weken bij elkaar te laten komen, was ervoor gekozen om naar een dagelijkse frequentie te gaan. Iedere dag een kwartier een call in de ochtend om spijkers met koppen te slaan. Voorwaarde was wel dat er geen ellenlange stukken meer zouden worden gemaakt ter voorbereiding. Daarvoor in de plaats gebruikte het MT een scrum-bord met daarop de acties en besluiten die tijdens de ochtendcall werden besproken. Zo hielden de MT-leden overzicht op de lopende vraagstukken. Als je iets aan het MT wilde voorleggen, besprak je dit simpelweg met een MT-lid. Dat nam het dan de volgende ochtend mee in de call. In de meeste gevallen was er genoeg informatie en kon er direct gehandeld worden. In het geval dat er toch informatie ontbrak, was dat helemaal niet erg. Je hoefde niet weer twee weken te wachten om opnieuw op de agenda te komen, maar kon dit direct bespreken met het MT-lid, zodat hij of zij de informatie de volgende ochtend alweer mee kon nemen. Een bijkomend voordeel was: wat de dag ervoor was besproken, was nog top of mind bij de andere MT-leden en de aanvulling kon dus snel besproken worden. Door deze nieuwe manier van besluiten werd de doorlooptijd enorm verkort. Er werd veel tijd gewonnen doordat er minder stukken geschreven en gelezen hoefden te worden en de besluiten werden sneller genomen in minder tijd.

Bij welk besluitvormingsproces in jouw organisatie zou verkorten veel impact hebben? Met wie zou je dit besluitvormingsproces kunnen verkorten? En hoe kun je de betrokkenen bereid krijgen om te gaan experimenteren met het verkorte besluitvormingsproces?