Veranderingen roepen vaak allerlei gevoelens op bij de betrokkenen, zeker als ze buiten onze invloedsfeer plaats vinden. Het geeft een gevoel van onmacht of we ervaren verlies, doordat we het oude moeten loslaten. Doorgaans vinden we het moeilijk om het daarover te hebben. Deze blog beschrijft een workshop waarin we dieper ingaan op het effectief begeleiden van teams bij het omgaan met emoties naar aanleiding van veranderingen die buiten hun invloedsfeer liggen. In deze workshop van 90 minuten doorlopen we 6 stappen.

Vooraf: Zorg voor een cirkelvormige opstelling om gelijke deelname aan te moedigen en benadruk dat het een veilige ruimte is voor open gesprekken.

1. Duidelijkheid & Begrip (15 min): De eerste stap is het verkrijgen van helderheid en begrip over de verandering. Door informatie te verzamelen en vragen te stellen, wordt de basis gelegd voor het begrijpen van de context en de redenen achter de verandering.

Werkvorm: Laat de leidinggevende de situatie uitleggen en vraag de deelnemers in gesprek te gaan en met elkaar de volgende vragen te beantwoorden: Wat verandert er precies? Kan je uitleggen waarom dit nodig is? Wat betekent dit voor de teams? Wat is de ruimte voor teams om invloed uit te oefenen op de situatie?

2. Erkennen van emoties (40 min): Het gaat hier om het erkennen van de gevoelens die spelen bij ieder individueel teamlid. Het delen van zorgen en emoties helpt bij het verminderen van spanning en het erkennen zorgt voor rust.

Start met de uitleg wat gevoelens zijn;

• • Gevoelens worden meestal in 1 woord geuit, zoals boos, verdrietig, opgelucht, blij. Je kunt deze ook op kaartjes zetten zodat de deelnemers weten wat een gevoel is.
  • Gevoelens of emoties zijn een signaal van jouw onvervulde behoefte. Een behoefte die in het gedrang is gekomen. Je bent daardoor geraakt en kwetsbaar.
  • Doorgaans hebben we allerlei strategieën om ons niet kwetsbaar te tonen. We veroordelen de ander, praten of lachen eroverheen. We praten niet snel over gevoelens. Dat zorgt ervoor dat we ze niet erkennen.
  • Het is belangrijk gevoelens te erkennen, anders groeien ze steeds groter en blijven ze om aandacht vragen. Hierdoor kunnen ze schade aanrichten of in de weg zitten waardoor je niet goed kunt functioneren. Wanneer gevoelens de overhand nemen kun je vaak niet meer goed nadenken.

Werkvorm: Ronde-tafelgesprek: Een open gesprek over de veranderingen en de emoties die het oproept, creëert een atmosfeer van begrip en erkenning.

• • Start de sessie door te vragen hoe iedereen zich voelt in het kader van de recente veranderingen of gebeurtenissen. Vraag: Wat heeft de gebeurtenis voor gevoelens bij je opgeroepen? Wat heeft jou bij uitstek geraakt in deze situatie?
  • Moedig teamleden aan om hun zorgen en emoties te delen, zonder onderbreking of oordeel. Stel open vragen om dieper in te gaan op de gevoelens en om verduidelijking te krijgen. Let op quasi gevoelens. Een quasi gevoel is een interpretatie, een mening, je vind ergens wat van. Een gevoel is wat jij voelt, niet wat je vindt.
  • Moedig actief luisteren aan. Andere teamleden moeten de spreker de onverdeelde aandacht geven zonder te onderbreken. Gebruik non-verbale signalen zoals knikken om te laten zien dat je luistert en begrijpt.
  • Vat de gevoelens en zorgen samen om ze te bevestigen, te erkennen en te zorgen dat ze correct zijn begrepen. Gebruik hiervoor de gevoelens die in 1 woord zijn te vatten check of dit het is. Doe geen interpretaties!
  • Voel je niet verantwoordelijk om er iets mee te doen. Het gaat om het erkennen van het gevoel, niet om het oplossen. Dat doet de persoon zelf.

3. De emotionele fasen bij verandering en verlies (5 min): Het begrijpen van emotionele reacties op verandering en verlies is cruciaal. Mensen doorlopen verschillende fasen, zoals ontkenning, woede, onderhandeling, verdriet, en uiteindelijk acceptatie. Deze fasen zijn niet strikt lineair en kunnen variëren per persoon. Door deze emotionele processen te herkennen, kunnen zowel individuen als leiders empathie tonen en ondersteuning bieden.

Werkvorm: Gebruik vloerplaten om de fasen visueel te maken. Laat deelnemers aangeven waar ze zich bevinden en op de vloerplaten staan. Eventueel kan men een ander voorbeeldsituatie nemen waarin ze duidelijk in een bepaalde emotie waren. Bespreek het begrip voor elkaars unieke processen. Vraag wat ze doen als ze in die emotie zitten en waar anderen het aan kunnen merken.
Let op: Er staat geen bepaalde tijd voor om naar de volgende fase te gaan. Sommige emoties kunnen jaren duren, denk bijvoorbeeld aan het verlies van een geliefde.

4. Accepteren wat buiten je ‘circle of influence’ ligt (5 min): Het accepteren van de situatie is essentieel. Soms liggen veranderingen buiten onze controle, en het vereist een mentale verschuiving om dit te aanvaarden. Hoe sneller men naar aanvaarding gaat, des te effectiever kan men omgaan met veranderingen.

Werkvorm: Visualiseer de ‘circle of influence’ en leg uit dat sommige veranderingen buiten het controlebereik van het team liggen. Aanvaarding is nodig om met de situatie te kunnen omgaan. Dus wat er gebeurt is een gegeven, maar hoe je ermee omgaat is aan jou. Je hebt daarin een keuze: Zie je het als een probleem, of zie je het als een kans of mogelijkheid?

5. Denken in kansen en mogelijkheden (10 min): Richt de aandacht op wat binnen het controlebereik ligt. Denk in termen van kansen en mogelijkheden (Power Calimero) in plaats van beperkingen die je overkomt en waarvan je je slachtoffer voelt (Calimero).

Werkvorm: Brainstorm in kleine groepen. Vraag aan iedere groep wat de verandering kan opleveren. Laat ze de antwoorden op de volgende vraag op post-its schrijven: Hoe kan de verandering kansen bieden (voor groei en ontwikkeling) en een positieve impact hebben op het team?
Laat de verschillende groepen de antwoorden delen en plak deze op 1 grote poster. Het resultaat zal veel mensen verrassen. Er zijn blijkbaar zoveel mogelijkheden en kansen (!)

6. Follow-up & actions (5 min): Bespreek welke acties nodig zijn om de geïdentificeerde kansen en mogelijkheden te benutten. Reflecteer op wat er is besproken, deel inzichten en bespreek welke stappen iedereen morgen kan nemen.

Slotopmerkingen:

Verandering brengt emoties met zich mee, maar met de juiste begeleiding kunnen teams groeien en gedijen. Als Agile Champion heb je de kans om de veerkracht en het positieve denken binnen het team te versterken. Hierdoor leren teams veranderingen te omarmen en een cultuur van groei en wendbaarheid creëren. Ben jij klaar om teams door verandering te leiden?

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.