Omgaan met gevoelens door veranderingen

agile

Veranderingen roepen vaak allerlei gevoelens op bij de betrokkenen, zeker als ze buiten onze invloedsfeer plaats vinden. Het geeft een gevoel van onmacht of we ervaren verlies, doordat we het oude moeten loslaten. Doorgaans vinden we het moeilijk om het daarover te hebben. Deze blog beschrijft een workshop waarin we dieper ingaan op het effectief begeleiden van teams bij het omgaan met emoties naar aanleiding van veranderingen die buiten hun invloedsfeer liggen. In deze workshop van 90 minuten doorlopen we 6 stappen.

Vooraf: Zorg voor een cirkelvormige opstelling om gelijke deelname aan te moedigen en benadruk dat het een veilige ruimte is voor open gesprekken.

  1. Duidelijkheid & Begrip (15 min): De eerste stap is het verkrijgen van helderheid en begrip over de verandering. Door informatie te verzamelen en vragen te stellen, wordt de basis gelegd voor het begrijpen van de context en de redenen achter de verandering.

Werkvorm: Laat de leidinggevende de situatie uitleggen en vraag de deelnemers in gesprek te gaan en met elkaar de volgende vragen te beantwoorden: Wat verandert er precies? Kan je uitleggen waarom dit nodig is? Wat betekent dit voor de teams? Wat is de ruimte voor teams om invloed uit te oefenen op de situatie?

  1. Erkennen van emoties (40 min): Het gaat hier om het erkennen van de gevoelens die spelen bij ieder individueel teamlid. Het delen van zorgen en emoties helpt bij het verminderen van spanning en het erkennen zorgt voor rust.

Start met de uitleg wat gevoelens zijn;

    • Gevoelens worden meestal in 1 woord geuit, zoals boos, verdrietig, opgelucht, blij. Je kunt deze ook op kaartjes zetten zodat de deelnemers weten wat een gevoel is.
    • Gevoelens of emoties zijn een signaal van jouw onvervulde behoefte. Een behoefte die in het gedrang is gekomen. Je bent daardoor geraakt en kwetsbaar.
    • Doorgaans hebben we allerlei strategieën om ons niet kwetsbaar te tonen. We veroordelen de ander, praten of lachen eroverheen. We praten niet snel over gevoelens. Dat zorgt ervoor dat we ze niet erkennen.
    • Het is belangrijk gevoelens te erkennen, anders groeien ze steeds groter en blijven ze om aandacht vragen. Hierdoor kunnen ze schade aanrichten of in de weg zitten waardoor je niet goed kunt functioneren. Wanneer gevoelens de overhand nemen kun je vaak niet meer goed nadenken.

Werkvorm: Ronde-tafelgesprek: Een open gesprek over de veranderingen en de emoties die het oproept, creëert een atmosfeer van begrip en erkenning.

    • Start de sessie door te vragen hoe iedereen zich voelt in het kader van de recente veranderingen of gebeurtenissen. Vraag: Wat heeft de gebeurtenis voor gevoelens bij je opgeroepen? Wat heeft jou bij uitstek geraakt in deze situatie?
    • Moedig teamleden aan om hun zorgen en emoties te delen, zonder onderbreking of oordeel. Stel open vragen om dieper in te gaan op de gevoelens en om verduidelijking te krijgen. Let op quasi gevoelens. Een quasi gevoel is een interpretatie, een mening, je vind ergens wat van. Een gevoel is wat jij voelt, niet wat je vindt.
    • Moedig actief luisteren aan. Andere teamleden moeten de spreker de onverdeelde aandacht geven zonder te onderbreken. Gebruik non-verbale signalen zoals knikken om te laten zien dat je luistert en begrijpt.
    • Vat de gevoelens en zorgen samen om ze te bevestigen, te erkennen en te zorgen dat ze correct zijn begrepen. Gebruik hiervoor de gevoelens die in 1 woord zijn te vatten check of dit het is. Doe geen interpretaties!
    • Voel je niet verantwoordelijk om er iets mee te doen. Het gaat om het erkennen van het gevoel, niet om het oplossen. Dat doet de persoon zelf.
  1. De emotionele fasen bij verandering en verlies (5 min): Het begrijpen van emotionele reacties op verandering en verlies is cruciaal. Mensen doorlopen verschillende fasen, zoals ontkenning, woede, onderhandeling, verdriet, en uiteindelijk acceptatie. Deze fasen zijn niet strikt lineair en kunnen variëren per persoon. Door deze emotionele processen te herkennen, kunnen zowel individuen als leiders empathie tonen en ondersteuning bieden.

Werkvorm: Gebruik vloerplaten om de fasen visueel te maken. Laat deelnemers aangeven waar ze zich bevinden en op de vloerplaten staan. Eventueel kan men een ander voorbeeldsituatie nemen waarin ze duidelijk in een bepaalde emotie waren. Bespreek het begrip voor elkaars unieke processen. Vraag wat ze doen als ze in die emotie zitten en waar anderen het aan kunnen merken.
Let op: Er staat geen bepaalde tijd voor om naar de volgende fase te gaan. Sommige emoties kunnen jaren duren, denk bijvoorbeeld aan het verlies van een geliefde.

  1. Accepteren wat buiten je ‘circle of influence’ ligt (5 min): Het accepteren van de situatie is essentieel. Soms liggen veranderingen buiten onze controle, en het vereist een mentale verschuiving om dit te aanvaarden. Hoe sneller men naar aanvaarding gaat, des te effectiever kan men omgaan met veranderingen.

Werkvorm: Visualiseer de ‘circle of influence’ en leg uit dat sommige veranderingen buiten het controlebereik van het team liggen. Aanvaarding is nodig om met de situatie te kunnen omgaan. Dus wat er gebeurt is een gegeven, maar hoe je ermee omgaat is aan jou. Je hebt daarin een keuze: Zie je het als een probleem, of zie je het als een kans of mogelijkheid?

  1. Denken in kansen en mogelijkheden (10 min): Richt de aandacht op wat binnen het controlebereik ligt. Denk in termen van kansen en mogelijkheden (Power Calimero) in plaats van beperkingen die je overkomt en waarvan je je slachtoffer voelt (Calimero).

Werkvorm: Brainstorm in kleine groepen. Vraag aan iedere groep wat de verandering kan opleveren. Laat ze de antwoorden op de volgende vraag op post-its schrijven: Hoe kan de verandering kansen bieden (voor groei en ontwikkeling) en een positieve impact hebben op het team?
Laat de verschillende groepen de antwoorden delen en plak deze op 1 grote poster. Het resultaat zal veel mensen verrassen. Er zijn blijkbaar zoveel mogelijkheden en kansen (!)

  1. Follow-up & actions (5 min): Bespreek welke acties nodig zijn om de geïdentificeerde kansen en mogelijkheden te benutten. Reflecteer op wat er is besproken, deel inzichten en bespreek welke stappen iedereen morgen kan nemen.

Slotopmerkingen:

Verandering brengt emoties met zich mee, maar met de juiste begeleiding kunnen teams groeien en gedijen. Als Agile Champion heb je de kans om de veerkracht en het positieve denken binnen het team te versterken. Hierdoor leren teams veranderingen te omarmen en een cultuur van groei en wendbaarheid creëren. Ben jij klaar om teams door verandering te leiden?

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


Word een vriend van de verandering en laat je inspireren!

agile

Verandering is de enige constante in het leven, en het wordt pas echt leuk en waardevol als we er vrienden mee worden. We nodigen je uit om ook een vriend van de verandering te worden en deel uit te maken van onze community die verandering omarmt, viert en inspireert.

Waarom zou je met ons meedoen? Omdat het leuk en nuttig is! Verandering kan angstaanjagend zijn, maar samen kunnen we het aantrekkelijk en avontuurlijk maken. We starten met een reeks boeiende blogs en werken aan een website en boek die jou zullen inspireren om de kracht van verandering te omarmen. Vier keer per jaar organiseren we evenementen met als doel te verbinden, te inspireren en kennis te delen. Jouw brandstof voor positieve verandering! We blijven in contact met onze vrienden door te vragen hoe het gaat met de verandering in de praktijk. Of je nou training bij ons hebt gevolgd of niet. Iedereen kan meedoen.

Als vriend van de verandering deel je inzichten en inspireer anderen om de kracht van verandering te omarmen. Samen kunnen we groeien, leren en onszelf en de organisaties waarvoor we werken positief transformeren.

Wil je mee doen? Volg Amigos en onze blogs op Linkedin. Wil je de blogs ook maandelijks in je mail, schrijf je dan in via onze site.

We kijken ernaar uit om van je te horen!

Join the community van vrienden van de verandering

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


Agile Connect Events

agile

Stay in touch with each other, keep sparring. learning and having fun with people from different organizations who speak the same language? This is possible during our Agile Champion Connect Events that we hold every quarter. We have organized these online events especially for all new and graduated Agile Champions of our program to ensure that we continue to connect and learn. By means of an Open Space character you can propose topics yourself, ask questions or participate in a topic of someone else. A regular item during this event is a Q&A session about the Agile Practitioner exam and certificate of the Agile consortium. We will help you prepare for this exam.

Put the following dates in your agenda, the invitation will follow in your email. Every quarter on Thursdays from 3 pm to 5 pm;

  • Dec 15, 2022
  • March 23, 2023
  • June 22, 2023
  • September 28, 2023

In connectie blijven met elkaar, blijven sparren. leren en plezier hebben en dat met mensen van verschillende organisaties die toch dezelfde taal spreken? Dat kan tijdens onze Agile Champion Connect Events die we ieder kwartaal houden. Deze online events hebben we speciaal georganiseerd voor de Agile Champions van ons programma om te zorgen dat we blijven verbinden en leren. Middels een Open Space karakter kan je zelf onderwerpen aandragen, vragen stellen of mee doen met een onderwerp van iemand anders. Een vast item tijdens dit event is een Q&A sessie over het Agile Practitioner examen en certificaat van het Agile consortium. Zo helpen we jullie met de voorbereiding op dit examen.

Zet de volgende data vast in je agenda, de uitnodiging volgt in je mail.  Op donderdag van 15 tot 17 uur

  • 15 december 2022
  • 23 maart 2023
  • 22 juni 2023
  • 28 september 2023

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.


Agile Champions League event 29th of September

agile

The 29th of September we organize the first Agile Champions League event for all our Agile Champions.

You are invited for an afternoon full of inspiration together with other Agile Champions from Rabobank, Avans, Liberty Global and Drive. We organize Agile Champion league events especially for you to actively gain new knowledge together, to spar and to take your learning path one step further. You will learn more from us and each other.

The theme of the first Agile Champions league event is group dynamics in transformations. A subject we all have to deal with and very suitable for a deep dive.

 

Program

13:00 – 13:15 Walk-in with coffee/tea

13:15 – 13:45 Welcome and introduction in group dynamics in transformations by Amigos.nu

14:00 – 16:00 Open Space learning & sharing

16:15 – 17:00  Share lessons learned, wrap-up & drinks

 

Open Space preparation

We want to learn as much as possible from each other, and not to fix everything too much in advance, which is why we use Open Space Technology. Anyone can bring in topics to discuss, related to the theme.

You can submit your subject or practical case in advance by placing your subject on this Mural. Topics can of course also be submitted at the start of the Open Space. We will make the final schedule for the afternoon together on the spot.

If you don’t have any idea what you’d like to talk about? No problem, maybe you will be inspired by the subjects on the mural or something will come up on the day itself. Just listening and participating is of course also allowed.

We hope to see you all!


Influencers in agile transformaties

agile

Vanuit veranderperspectief vond ik de #ikdoenietmeermee actie erg interessant. Bij iedere agile transformatie is er namelijk ook altijd een groep die niet mee wil doen. Ook in die groep zie je invloedrijke personen, de influencers van de organisatie, die kunnen zorgen voor georganiseerd verzet. Wat kunnen we hiervan leren?

Accepteer dat niet iedereen mee doet

We kunnen van alles vinden van de ikdoenietmee groep, maar het is nu eenmaal een gegeven dat bij iedere beweging er ook een tegen-beweging is. We zijn niet allemaal dezelfde mening toegedaan. Net als Covid-19 zorgt een organisatieverandering voor onduidelijkheid, onzekerheid en onrust, dat is voor iedereen lastig, maar hoe je ermee om gaat is voor iedereen verschillend. Het vraagt een flexibele, wendbare geest om ook te kijken naar de mogelijkheden die een verandering met zich mee brengt. Een lastige situatie om buigen in iets positiefs, iets waardevols, ondanks pijn en verlies, gaat de één makkelijker af dan de ander. Daarnaast heeft iedereen een ander beeld van de werkelijkheid. Gaat het allemaal best wel goed zo en hoeven we ons niet aan te passen of zien we grote uitdagingen die we alleen met structureel ander gedrag en werkwijze kunnen oplossen? Dit zorgt voor verdeeldheid in organisaties over een agile transformatie, net als in Nederland over COVID-19.

Voldoende kritische massa

Wil een verandering slagen dan zal er voldoende kritische massa moeten zijn voor de verandering. Dat is de reden dat in verandertrajecten sterk wordt gefocust op early-adopters, oftewel influencers, die zoveel mogelijk volgers moeten krijgen. Aan de groep conservatieven wordt niet veel aandacht besteed. Vanuit de gedachte dat zolang die groep niet te groot is het wel goed gaat met het verandertraject. Dat zag je ook gebeuren toen #ikdoenietmeer werd gelanceerd. Deze groep werd terecht gewezen door de massa, de media en het grote publiek, en het vuurtje doofde.

Onderschat het georganiseerd verzet niet

Wat we ervan kunnen leren is dat als je te weinig aandacht besteed aan de groep die niet mee wil doen, er op een bepaald moment een soort georganiseerd verzet tegen de verandering kan ontstaan. Dit gebeurt meestal onder leiding van 1 of meer influencers. In het geval van #ikdoenietmeer was dat Willem Engel de voorman van Viruswaanzin.  In organisaties zijn dit vaak mensen met veel dienstjaren, autoriteit op hun vakgebied, mondig en gerespecteerd door anderen.

Het verzet wordt gevoed door een aantal zaken:

  • het nut en de noodzaak van de verandering is niet duidelijk of wordt niet goed begrepen of anders uitgelegd; “Het gaat toch goed zo”, “er is niets aan de hand” of “er zit een geheime agenda van de regering/directie achter”
  • er is te weinig kennis over de nieuwe werkwijze of inrichting; “hoe besmettelijk is COVID-19 nu eigenlijk” of “wat gaat agile nu oplossen?”.
  • men ziet de eigen (machts)positie in gevaar komen (geen aanzien, geen werk, geen inkomsten).

Onderschat dit verzet niet. Wanneer in de organisatie nog geen kritieke massa is bereikt van mensen die mee doen in de verandering, dan heeft het georganiseerd verzet nog veel voedingsbodem. Het kan dan heel lastig worden om een kantelpunt te bereiken. Sterker nog bij een groeiend georganiseerd verzet wordt de verandering gesaboteerd, vertraagd of tot stilstand gebracht. De groep die wel mee wil doen wordt een minderheid en als dit te lang duurt zullen zij gedesillusioneerd afhaken.

Zoek de influencers in de organisatie

Het is dus van belang dat je snel de influencers vindt en betrekt bij de verandering. Influencers vind je overal in de organisatie. Zij kunnen zich zowel bevinden onder de groep die wel mee doen als in de groep die niet mee doen en alles ertussenin, kijk dus breed. Leidinggevenden zijn als het goed is influencers, dat is onderdeel van hun takenpakket. Interessant voor de verandering zijn met name de influencers die zich onder de groep medewerkers bevinden. Het zijn medewerkers die een autoriteit zijn op hun vakgebied en gerespecteerd worden door de anderen. Je herkent ze doordat ze vaak woordvoerder zijn tijdens overleggen. Hun mening wordt vaak overgenomen door anderen. Observeer goed en je zult ze vinden.

Het is essentieel dat je deze mensen betrekt bij de verandering. Zij zijn de potentiële early adopters die zorgen dat zij een groep volgers achter zich scharen. Zorg dus dat deze mensen in de ikdoemee groep terecht komen. Als zij overtuigd zijn van het nut en de noodzaak van de verandering, dit kunnen uitleggen aan anderen, en anderen inspireren en motiveren om ook mee te doen, dan bereik je snel een kritische massa voor de verandering en is je kans van slagen vele malen groter geworden.

Beinvloed de influencers

Klinkt logisch, maar hoe zorg je dat de influencers aan de ikdoemee kant komen te staan? Hoe beïnvloed je de influencers in organisaties? Diederik Gommers, de IC-arts gaf hierin het goede voorbeeld. Hij luisterde naar Famke Louise, reikte haar de hand en bood aan om samen te verdiepen en te verkennen. Gelukkig stond Famke Louise daarvoor open, pakte de mogelijkheid aan en boog de lastige situatie om in iets positiefs. Ook Diederik Gommers haalde hier veel uit en is nu de held van Instagram met zijn live uitleg over Covid-19.  Een mooi voorbeeld van flexibele, wendbare geesten.

Dus, zie de groep mensen in de organisatie die er voor kiezen om niet mee te doen aan de verandering niet als negatief of als weerstand. Er zit namelijk heel veel waarde in hun boodschap en door samen in gesprek te gaan komen er mooiere dingen uit dan dat je niet met elkaar zou optrekken.

De waarde die deze groep doorgaans kan leveren zit in wat zij beschermen. Zij maken zich zorgen over wat er door de verandering verloren kan gaan. Dat waar ze al jaren met veel zorg aan gewerkt hebben, hun werkwijze, hun kennis en kunde, wordt misschien rigoureus terzijde geschoven door een nieuwe werkwijze. Dat is waar ze zich hard voor maken en terecht. Zij kunnen dus helpen het goede te behouden en alleen dat wat niet goed loopt verbeteren. Wat niet stuk is hoef je niet te repareren.

De veranderaars hebben nog steeds wel de uitdaging om goed te duiden wat er niet lekker loopt. Dit wordt niet altijd zo ervaren door de mensen die er middenin zitten. Omdat het al jaren zo gaat ziet men het niet meer en werkt men er omheen. Net als dat kale peertje boven je hoofd waar je nog een keer een lamp voor zou kopen. Op een gegeven moment zie je dat niet meer.

In het geval van Agile transformaties zoek je samen naar de oorzaken waarom zaken niet lekker lopen. Bijvoorbeeld de trage besluitvorming, het op elkaar moeten wachten, het alles tegelijk moeten doen, de hoge werkdruk, het niet hebben van de juiste tools en middelen, te weinig kennis en expertise, het werken in eilandjes etc. Om dit goed te kunnen onderzoeken heb je de kennis en kunde van de mensen nodig die dagelijks met deze processen en systemen werken. Ze hoeven nog niet overtuigd te zijn dat agile de oplossing is, dat is het misschien ook niet, het is maar één van de middelen. Waar je ze wel van wilt overtuigen is dat ze continu reflecteren op hun werk en met elkaar oplossingen gaan zoeken om wendbaarder, effectiever, sneller te worden. Een continue verbetercyclus dus. Over het algemeen heeft niemand daar iets op tegen.

Dus zoek de influencers, ga ermee in gesprek, luister goed, en nodig uit om mee te denken over de verandering, zodat je samen werkt aan een organisatie die steeds beter wordt.

Zorg voor de juiste kennis bij influencers

Om anderen goed te kunnen inspireren en motiveren over de organisatieveranderingen is het belangrijk dat de influencers van de juiste bagage worden voorzien. Dit betekent een investering die de organisatie moet doen, maar eentje die zich snel laat  terug verdienen doordat de verandering sneller gaat en op eigen kracht.
Wil je meer weten over de opleidingsmogelijkheden voor influencers in agile transformaties? neem dan een kijkje bij de trainingprogrammas van amigos.nu

Ontvang onze updates

Vul je e-mailadres in en ontvang 1x per maand een update in je mail met alle blogs die geplaatst zijn op onze site.